Quản lý nhân sự là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp, nhưng làm cách nào để quản lý hiệu quả và dễ dàng thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm rõ. 

Trong bối cảnh thời đại công nghệ số đang lên ngôi, rất nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lí nhân sự để thay thế cho phương pháp quản lí truyền thống. Vậy phần mềm quản lí nhân sự là gì và có vai trò như thế nào trong quản lí nhân sự tại doanh nghiệp?

I. Phần mềm quản lí nhân sự là gì? 

Phần mềm quản lý nhân sự là một giải pháp công nghệ tập trung vào việc tích hợp các ứng dụng như tuyển dụng, quản lý phúc lợi, lương thưởng, đào tạo và phát triển sự nghiệp. Nó mang đến cái nhìn toàn diện về lực lượng lao động của doanh nghiệp và giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, đồng thời xây dựng môi trường làm việc tốt và nâng cao hiệu suất.

Phần mềm quản lý nhân sự bắt nguồn từ việc tự động hóa và giúp cho quy trình làm việc nhân sự dễ dàng hơn. Đó là một trong những lý do tại sao với đa dạng quy mô và ngành nghề, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng phần mềm điểm danh nhân viên một cách chuyên nghiệp.

II. 3 lợi ích nổi bật của phần mềm quản lí nhân sự

1. Tuyển dụng nhân sự hiệu quả hơn

Các phần mềm nhân sự chất lượng thường tích hợp những tính năng đa dạng liên quan đến quá trình tuyển dụng, góp phần tạo nên một chu trình tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp. Ngoài việc giúp quản lý hồ sơ ứng viên, phần mềm còn hỗ trợ việc lên lịch phỏng vấn, cung cấp thông tin về chi phí và tạo báo cáo liên quan đến quá trình tuyển dụng.

2. Quản lí và đánh giá chính xác năng lực nhân viên 

Các phần mềm quản lí nhân sự chuyên nghiệp không chỉ cung cấp các tính năng liên quan đến tuyển dụng, mà còn giúp lưu trữ hồ sơ nhân viên, ghi nhận lịch sử làm việc, quản lý quá trình khen thưởng và kỷ luật. Đáng chú ý, một số phần mềm quản lý nhân sự như CoffeeHR còn hỗ trợ xây dựng bảng tiêu chí, khung năng lực và so sánh quá trình làm việc để đánh giá năng lực của nhân viên. Điều này mang lại cho nhà quản lý một cơ sở đáng tin cậy để đưa ra các quyết định nhân sự một cách toàn diện.

3. Quản lý tiền lương, thưởng của nguồn nhân lực

Phần mềm quản trị nhân lực không chỉ đáp ứng các chức năng quản lý hợp đồng, xây dựng bảng lương và quản lý chấm công, mà còn đóng góp vào việc tự động hóa quá trình tính lương cho doanh nghiệp, mang lại hiệu quả và tiện lợi tối đa. Thay vì tốn rất nhiều thời gian và công sức của nhân sự như trước đây, với những phần mềm này, doanh nghiệp chỉ cần mất chưa đến một ngày hoặc thậm chí vài phút để hoàn tất việc tính lương cho nhân viên.

III. 3 phần mềm quản lí nhân sự hiệu quả

1. Phần mềm Zoho People

Zoho People là một giải pháp quản lí nhân sự dựa trên đám mây phù hợp cho doanh nghiệp mọi quy mô. Với tính năng quản lý nghỉ phép, chấm công, theo dõi thời gian và tùy chỉnh biểu mẫu, Zoho People mang lại sự tiện ích và linh hoạt. Nhân viên có thể nộp đơn xin nghỉ phép trực tuyến và tổ chức có thể xem thông tin nhân viên dễ dàng theo loại nghỉ phép, vị trí, vai trò và kinh nghiệm.

Ưu điểm: Zoho People cung cấp tính năng tạo mô-đun tùy chỉnh và cho phép nhân viên tự phục vụ để truy cập và cập nhật thông tin cá nhân. Hệ thống còn hỗ trợ lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến nhân sự và công ty thông qua tính năng “Tủ hồ sơ”. Cuối cùng, Zoho People cung cấp thông báo về thay đổi chính sách và các thông báo khác từ nguồn cấp dữ liệu trực tiếp.

Nhược điểm: Zoho People được đánh giá là có nhiều tính năng ưu việt, nhưng người dùng cho biết phiên bản điện thoại yêu cầu thành thạo ngôn ngữ Tiếng Anh. Điều này gây khó khăn cho một số nhân sự trong việc sử dụng phần mềm.

2. Phần mềm quản lí nhân sự CoffeeHR

CoffeeHR là phần mềm quản lý nhân sự chuyên sâu cũng trên nền tảng đám mây, phát triển bởi OOS Software với hơn 15 năm kinh nghiệm. Được áp dụng tại các doanh nghiệp lớn như TH True Milk, Traphaco, SHB, Kangaroo Group, Lotte Finance, CoffeeHR mang đến tiện ích và hiệu quả cho việc quản lý thông tin nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.

Ưu điểm: Đầu tiên, CoffeeHR cung cấp các loại báo cáo linh hoạt và đa dạng, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chi tiết về hoạt động nhân sự. Bên cạnh đó, CoffeeHR tối ưu hơn 70% thời gian chấm công và tính lương thưởng, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể. Ngoài ra, nó cho phép xây dựng lộ trình đào tạo cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí và khung năng lực của nhân viên. Cuối cùng, CoffeeHR có khả năng kết nối với các ứng dụng tuyển dụng, giúp tự động hoá quy trình tuyển dụng, tiết kiệm công sức và đảm bảo hiệu quả.

Nhược điểm: Mặc dù CoffeeHR là một phần mềm quản lý nhân sự đa chức năng, nhưng nó cũng có nhược điểm chẳng hạn như hạn chế tích hợp, giao diện không thân thiện và khó sử dụng, hỗ trợ khách hàng hạn chế và tính linh hoạt hạn chế là những điểm cần được cải thiện trong CoffeeHR. 

3.  Phần mềm quản lí nhân sự HrOnline 

HrOnline, một nền tảng công nghệ chiến lược từ công ty SoftOne, đã được xây dựng bởi một đội ngũ các chuyên gia cố vấn nhân sự hàng đầu và đã trải qua quá trình nghiên cứu và phát triển đáng kể. Điều đặc biệt ở HrOnline không chỉ là khả năng cung cấp giải pháp toàn diện cho quản lý nhân sự của các công ty, mà còn là khả năng cung cấp các giải pháp tùy chỉnh phù hợp cho từng ngành nghề cụ thể như Bất động sản, Thương mại, Khách sạn, Sản xuất, Bán lẻ, Công nghệ, Phân phối, Xây dựng hay F&B... Điều này đã tạo nên sự độc đáo và đáng tin cậy của HrOnline trong mắt các doanh nghiệp.

Ưu điểm: HrOnline, với tính năng đặc biệt phù hợp từng ngành, mang đến sự dễ dàng trong quản lý nhân sự. Với công cụ quản lý nhân sự, HrOnline giúp hỗ trợ cho công ty của bạn, giúp tạo báo cáo, thống kê biến động nhân sự và phân quyền người dùng thông minh. Hệ thống thống kê và báo cáo đa dạng của HrOnline giúp cung cấp cái nhìn tổng diện về tình hình nhân sự, lương và chỉ số biến động nhân sự trong năm. Với công nghệ 4.0, HrOnline còn cung cấp tính năng tiện lợi như duyệt nghỉ phép công tác online, quản lý ca làm việc và dự án một cách dễ dàng, cùng với hệ thống báo cáo trực quan.

Nhược điểm: Mặc dù phần mềm HrOnline không thể tránh khỏi một số những mặt hạn chế. Việc đảm bảo tích hợp và bảo mật thông tin vẫn là những thách thức cần được xem xét kỹ lưỡng. Dù vậy, sự lựa chọn HrOnline vẫn nên dựa trên sự đánh giá tổng thể của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng yêu cầu cụ thể của mỗi tổ chức.

Tổng hợp: Bảo Hân